EVALUAREA ISO 19600

SCENARIU

Într-un context legal în continuă evoluție și actualizat, o provocare fundamentală pentru organizații este să se mențină informate și aliniate cu obligațiile legale, cu respectarea deplină a termenelor. Fronturile pe care se joacă această provocare sunt multe: de la siguranța la locul de muncă la respectul pentru mediu; de la confidențialitate la proprietate intelectuală; de la obligații fiscale și financiare la dreptul muncii, ca să numim doar câteva.

Adesea, în întreprinderile mici și mijlocii, procesul de actualizare depinde de fluxul de informații provenind de la consultanți și asociații comerciale și nu există o funcție internă de conformitate, însărcinată cu verificarea respectării reglementărilor și prevenirea oricăror nealinieri, cu riscul de sancțiuni în consecință.

Chiar și acolo unde funcția de conformitate există, aceasta poate să nu gestioneze neapărat procesul de conformare în întregime, de la identificarea de noi obligații, la elaborarea planurilor de conformitate, la identificarea resurselor, la monitorizarea și analiza rezultatelor. Cu alte cuvinte, nu există un sistem de management al conformității.

SOLUȚIA

Standardul ISO 19600
Este utilă implementarea unei metode care să ajute organizația să planifice și să gestioneze ajustările de reglementare, instituind o funcție de coordonare și monitorizare care să susțină diferitele funcții ale companiei afectate de obligațiile specifice. ISO 19600 - Sistemul de management al conformității propune un cadru de referință în cadrul căruia să se salveze și să disemineze o cultură a integrității și conformității, precum și elementele esențiale ale unei organizații durabile.

Datorită sistemului ISO 19600, va fi mai ușor să se acționeze sinergic, revizuind totodată procesele pentru a se ține cont și de obligațiile legale, fără ca organizația să fie prinsă nepregătită sau mai rău, să-și neglijeze termenii și termenele. Standardul ISO 19600 se adresează tuturor organizațiilor (private, publice, guvernamentale și non-profit).

Care sunt avantajele aplicării standardului?
Pe calea către certificarea conform ISO 19600:
■ Se asigură că managementul conformității este pe deplin integrat la toate nivelurile Organizației, pentru diferitele riscuri (juridice, financiare, de calitate, mediu și siguranță etc.).
■ Permite un sistem integrat la nivel de Guvernanță Corporativă.
■ Ajută la concentrarea atenţiei asupra gestionării consecinţelor penale ca urmare a lipsei măsurilor eficiente.
■ Promovează comportamentul de conformare.
■ În cazul unei evaluări de la o terță parte, aceasta permite discuții cu o echipă de audituri cu competențe diferite în funcție de diferitele riscuri de neconformitate.

ÎNTREBĂRI FRECVENTE

Sistemul de management ISO 19600 acoperă doar obligațiile legale sau și alte angajamente autonome asumate de companie? 
Sistemul de management ajută la îndeplinirea tuturor cerințelor, fie ele legale sau asumate voluntar de companie. De fapt, standardul vorbește despre „cerințe de conformitate”, pe care Organizația este obligată să le respecte; și a „angajamentelor de conformitate”, pe care Organizația alege să le respecte. Ca un simplu exemplu, indicăm mai jos câteva dintre cerințele care ar putea intra sub incidența sistemului ISO 19600: Proceduri operaționale interne, Standarde și coduri sectoriale, ISO 27001, ISO 9001, ISO 14001, Cod penal, Cod de mediu, Proprietate intelectuală, Prevederi privind confidențialitatea, Dreptul Comerțului, Dreptul Muncii, Codul Intern de Etică, Condiții Generale de Servicii cu clienții, SLA-uri, reguli antifraudă, statut în cazul societăților asociate, reguli fiscale și contabile.